¿Cuánto pierdes al año en hacer presupuestos y cómo evitarlo?. El objetivo de este post no es otro que ahorrarte perder el tiempo con presupuestos que finalmente no te adjudicarán, pero sí saber identificar aquellos en los que debes invertir tu tiempo.

Es más que probable que en vuestra vida laboral os han utilizado, ya sea para comparar presupuesto o incluso para que les des la solución a un problema y finalmente lo realicen con otra empresa. Por norma general suelen ser obras que, de entrada, sabes que tienes pocos números de que te adjudiquen. Son obras que vas a ver, levantas planos y haces presupuesto. Incluso a veces te piden modificaciones de presupuesto y al final, acaban sin hacer nada porque sube más de lo que esperaban, o porque deciden por el motivo que sea darle la obra a otro.

Pero primero nos ayudaremos de la famosa regla del 80-20 de Pareto.

El 80 % de las ventas proviene del 20% de los clientes.

El 80 % del total de un presupuesto sale del 20 % del total de partidas.

La lista es infinita…pero resumiendo: El 80 % de los resultados se logra con el 20% de esfuerzo y tiempo.

A partir de ahora iremos utilizando dicha ley para localizar el 20% de las partidas que suman el 80 % del total del presupuesto. Los precios de estas partidas nos van a servir para hacer una comparación rápida en el caso de nuevos clientes y nuevos presupuestos.

PROTOCOLO DE PREGUNTAS PARA EL FILTRADO DE CLIENTES

1ª PREGUNTA.- ¿CÓMO NOS HAS CONOCIDO?

a-Saber si vienen por recomendación de un cliente ideal.

b-Saber si viene de parte de un cliente problemático o mal pagador.

c-Saber si nos han encontrado por la web o redes sociales.

Con esta pregunta ya tenemos pistas del tipo de cliente que puede ser:

-Si la respuesta es A: es bueno.

-Si la respuesta es B: es malo.

-Si la respuesta es C: no se sabe.

2ª PREGUNTA.-¿QUÉ TIPO DE OBRA?

– Vivienda.

– Restaurante

– Otros locales

Saber el tipo de obra que es nos ayudará a saber que tarifa vamos a aplicar. Por ejemplo, si el presupuesto es para reformar un piso, no tendrás la misma tarifa si sólo haces un baño que si haces al mismo tiempo dos baños y la cocina. También nos ayudará para saber si es el tipo de obra que nos interesa porque le podemos sacar mejor rendimiento.

3ª PREGUNTA ¿INICIO DE OBRA PREVISTO?

Sabrás si la puedes encajar en tu planificación o está descartada por que no das a basto.

4ª PREGUNTA ¿DURACIÓN DE OBRA PREVISTO?

A veces los clientes quieren cosas imposibles, es mejor saberlo de antemano, para marcar nosotros cuál va a ser el planing y no al revés.

5ª PREGUNTA ¿QUÉ ES LO QUE HAY QUE HACER?

Saber si es una reforma completa o parcial o si tiene fáciles accesos. Muchas veces se aplica la misma tarifa según el tipo de obra   y no se tiene en cuenta los accesos, puede distorsionar el rendimiento de obra.

6ª PREGUNTA ¿QUÉ PRESUPUESTO HAY PREVISTO? 

Aquí tenemos dos posibles respuestas:

• No te quieren dar este dato. Entonces tú les tienes que explicar que tú haces presupuestos a medida, personalizados y necesitas saber la gama que quieren para poder darle un precio orientativo. Si aún así siguen sin darte precios orientativos, es que te quieren para comparar, por lo tanto no pierdas el tiempo haciendo este presupuesto.
• Te dan un precio orientativo. Entonces ya sabrás que tipo de cliente .Si el precio encaja con tus previsiones, entonces ya podrás intentar cerrar una paga y señal. Si el precio no nos encaja pues lo descartamos y no perdemos más el tiempo.

7ª PREGUNTA ¿ Y SI EL PRECIO PREVISTO NOS ENCAJA?

Le pediremos una paga por adelantado para hacer un presupuesto completo bien detallado. El importe de dicha paga y señal, siempre será superior o igual al tiempo que calculemos nos llevará hacer dicho presupuesto. Y este pago se lo vas a descontar de la totalidad de la obra si finalmente la realiza contigo.

Si no quiere dar paga y señal, le explicaremos que luego puede utilizar dicho presupuesto para pedir que otras empresas le cuenten lo mismo y así poder realizar un buen comparativo, contando todos lo mismo.

Si aún así no quiere dar una paga y señal, pues no perdemos el tiempo con este cliente.

Si el cliente viene a tu empresa porque sabe que le das calidad y garantía, difícilmente no aceptará dar una paga y señal por el presupuesto.

CONCLUSIÓN:

• No hacemos presupuestos gratis, sólo hacemos presupuestos en los que tenemos muchas probabilidades de hacer la obra.

• El que quiere calidad y buen servicio no tiene problema en dejar un pago por el presupuesto. Si lo quieren hacer contigo y finalmente no le encaja el presupuesto, cambiará los acabados pero no de empresa por el presupuesto.

• Sólo habrás perdido 5 minutos en cerrar un presupuesto. De otra manera tardarías días y perderías por el camino el 80% de presupuestos que no te aceptan.
• Trabajamos solo sobre presupuestos aceptados. Es decir, no regalamos nuestro tiempo.

 REGLAS DE ORO

• No se realizan presupuestos por mail sin haber pasado previamente por esta ronda de preguntas. Si con esta ronda de pregunta ya no nos encaja, no perderemos tiempo en el departamento de presupuestos en recibir correos, porque cada minuto en nuestra empresa cuenta.
• No se hacen descuentos. Si quieren calidad y buen servicio, estarán dispuestos a aceptar tu presupuesto. No podemos entrar en la guerra de precios, siempre habrá alguien más barato que tú.
• No se hacen presupuestos gratis. Si quieren un presupuesto tiene que ser previo pago del mismo, siempre a descontar si finalmente nos adjudican la obra.

En otro post hablaremos de cómo realizar estos presupuestos con Aplicaciones para el control de obras y gestión de proyectos, con la ayuda de  ERP específicas para la construcción.

“Todos tenemos tiempo para aprovechar o para perder y es nuestra decisión qué es lo que hacemos con él. Pero ten en cuenta que una vez pasado, jamás se recupera” . – Bruce Lee